1. Die zentrale Verwaltung - im Diakonischen Werk Würzburg -

Die zentrale Verwaltung unseres Hauses hat ihren Sitz in der Geschäftsstelle des Diakonischen Werkes Würzburg, Friedrich-Ebert-Ring 24 1/2. Sie ist für die gesamte Finanzbuchhaltung unseres Vereins zuständig, verhandelt und rechnet Pflegesätze und erstellt die Verwendungsnachweise für den Schulaufwand und die Baumaßnahmen. Auch die Personalverwaltung befindet sich in den Räumen der Geschäftsstelle des Diakonischen Werkes Würzburg und ist verantwortlich für die Personalangelegenheiten von einigen hundert MitarbeiterInnen. Alle MitarbeiterInnen der zentralen Verwaltung sind Angestellte unseres Vereins.

Durch die regelmäßige Teilnahme an Konferenzen und Besprechungen ist die Kommunikation und die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Einrichtungen unseres Vereins trotz der räumlichen Trennung der Verwaltung stets gewährleistet.

2. Die Verwaltung der Schule

Neben der zentralen Verwaltung im Diakonischen Werk werden wichtige Verwaltungsaufgaben im Haus selbst erledigt. Im I. Stockwerk des Schulgebäudes direkt über der Aula sind mehrere Sekretärinnen Anlaufstelle für Schüler, Eltern, Mitarbeiter, Freunde und Gäste des Zentrums. Vorrangig geht es hier um Schulverwaltung und um die Kostenregelungen mit dem Bezirk und anderen Kostenträgern. Folgende wichtige Anliegen seien exemplarisch aufgezählt:

Schüler:

Schulbescheinigungen, Krankmeldungen, Schulbefreiungen, Unfallmeldungen, Fragen an die Schulleitung und Abteilungsleitung

Eltern:

Vermittlung von Gesprächen, Terminabsprachen, Vereinsangelegenheiten, Informationen an die Eltern

Mitarbeiter:

Weiterleitung von Personalangelegenheiten an die zentrale Verwaltung bzw. Schulamt und Regierung, Terminabsprachen mit Herrn Schöbel, Ausgabe von Schlüsseln usw. (z.B. für die Schulküchen, Videowägen, für die Turnhalle und Schwimmhalle)

3. Die Pforte - Was wir für Sie tun können!

Empfang und Information
Post annehmen, weiterleiten
Dienstliche Telefongespräche herstellen und verbinden
Hausinterne Busvergabe mit Schlüsselausgabe
Plakate und Infos als Aushang im Pfortenbereich anbringen
Dienstfahrten mit Privat-PKW zwecks Versicherung notieren
Formulare für die Abrechnung von Dienstfahrten ausgeben
Fundsachen sammeln und zurückgeben
die Schranke und die Tore öffnen und schließen
Abteilungsleiter, Fahrzivi, Gärtner, Hausmeister und Krankenschwestern anfunken

4. Die Hausmeister

Das fachliche Wissen und Können unserer Hausmeister/ Haustechniker sowie unseres Gärtners sind unverzichtbar.

Defekte werden schnell behoben, ohne eine Fachfirma zu benötigen. Dazu müssen diese Schäden über die Abteilungsleitungen schriftlich gemeldet werden.

Es werden Einweisungen gegeben zur Benutzung der hauseigenen Fahrzeuge. Die korrekte Bedienung des Hubbodens im Schwimmbad und der Aufzüge wird erklärt.

Die Sicherheit des Hauses ist ein wichtiges Anliegen.